Een disclaimer onder je e-mail, kort en overal gelijk.
Veel bedrijven zetten een disclaimer onder hun e-mail, bijvoorbeeld over vertrouwelijkheid. Zo houd je hem kort en zorg je dat hij onder de mail van iedereen staat.
Voorbeeld van een e-maildisclaimer
Dit bericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Heb je het per vergissing ontvangen, laat het ons dan weten en verwijder het. Voorbeeld BV, KvK 12345678.
Een disclaimer heeft juridisch beperkte waarde: hij kan een ontvanger niet verplichten. Hij laat wel zien dat je zorgvuldig met informatie omgaat en is een goede plek voor je KvK-nummer.
Tips
- Houd het bij twee of drie korte zinnen
- Zet hem in een kleinere, grijze letter onder de handtekening
- Gebruik één tekst voor het hele bedrijf, of een vertaling voor buitenlandse contacten
- Zet hem alleen onder nieuwe mails als je antwoorden kort wilt houden
Automatisch onder ieders mail
In Bedrijfshandtekening zet je de disclaimer in het sjabloon van de handtekening. Hij staat dan automatisch onder de mail van iedereen die dat sjabloon gebruikt, en een aanpassing staat meteen overal. Anders dan bij een transportregel in Exchange ziet de afzender de disclaimer tijdens het schrijven en komt hij niet bij elk antwoord opnieuw onderaan de mailwisseling.
Veelgestelde vragen
Is een e-maildisclaimer verplicht?
Een disclaimer zelf is niet verplicht. Je KvK-nummer moet wel op je zakelijke correspondentie staan, ook in e-mail; een handtekening of disclaimer is daar een goede plek voor.
Kan ik een Engelse disclaimer toevoegen?
Ja. Maak een tweede handtekening met een Engelse tekst en laat medewerkers kiezen, of zet beide talen onder elkaar.
Kan de disclaimer per afdeling verschillen?
Ja. Met regels bepaal je per afdeling, bedrijf of kantoor welk sjabloon wordt gebruikt.
Eén disclaimer, onder ieders mail.
Geen creditcard. Gratis tot 3 mailboxen, maandelijks opzegbaar.