Software voor e-mailhandtekeningen: waar let je op?

1. Hoe komt de handtekening onder de mail?

Er zijn grofweg drie manieren. Server-side: de mail wordt via de servers van de leverancier gestuurd en daar van een handtekening voorzien. Add-in: een invoegtoepassing in Outlook zet de handtekening in de mail terwijl je typt. Kopiëren: iedere medewerker plakt een kant-en-klare handtekening in zijn mailprogramma. Bedrijfshandtekening gebruikt een add-in voor Outlook en kopieerpagina's voor andere mailprogramma's; je mail gaat dus niet via onze servers.

2. Prijs en minimum

Let op het minimum aantal gebruikers, of functies alleen in duurdere pakketten zitten en of je aan een jaarcontract vastzit. Bij Bedrijfshandtekening is er één pakket met alle functies, geen minimum, gratis tot 3 mailboxen en maandelijks opzegbaar. Je betaalt alleen voor mailboxen die de handtekening echt gebruiken.

3. Privacy en gegevens

Vraag waar gegevens worden opgeslagen, welke rechten de koppeling met Microsoft 365 vraagt en of er een verwerkersovereenkomst is. Bedrijfshandtekening leest alleen gebruikers en domeinen, slaat gegevens op binnen de EU en verandert niets in je Microsoft 365.

4. Wat je nodig hebt aan functies

• Werkt het in alle Outlook-versies én op de telefoon?
• Kunnen medewerkers zelf iets aanpassen, zoals hun standaard of werkdagen?
• Zijn er banners met planning, doelgroepen en klikstatistieken?
• Kun je meerdere handtekeningen per persoon of per bedrijf maken?
• Werkt het ook voor collega's zonder Microsoft 365?
• Is er Nederlandstalige ondersteuning?