Voorbeelden

Voorbeelden van een zakelijke e-mailhandtekening.

Wat zet je in een e-mailhandtekening, en wat laat je beter weg? Hieronder vind je voorbeelden voor verschillende situaties en een overzicht van wat er in een zakelijke handtekening hoort.

Start je gratis proef van 14 dagen

Wat hoort in een zakelijke e-mailhandtekening?

Je naam en functie
De bedrijfsnaam, eventueel met logo
Eén of twee telefoonnummers en je website
Het KvK-nummer van je onderneming (zie hieronder)
Optioneel: profielfoto, adres, sociale media, werkdagen en een banner

Voorbeeld 1: kort en zakelijk

Sanne de Vries
Accountmanager
Voorbeeld BV
T 076 123 45 67 · voorbeeld.nl
KvK 12345678

Geschikt voor de meeste kantoren en voor antwoorden op lopende mails. Zonder afbeeldingen, dus altijd direct zichtbaar.

Voorbeeld 2: met logo, foto en banner

[profielfoto] Mark Jansen · Projectleider
[logo] Voorbeeld Installatietechniek
M 06 12 34 56 78 · T 076 123 45 67
Industrieweg 1, Breda · voorbeeld.nl
[banner: Bezoek ons op de vakbeurs, 12 tot 14 maart]

Voor nieuwe mails naar klanten. De banner wissel je centraal, bijvoorbeeld per actie of seizoen.

Voorbeeld 3: parttime of meerdere bedrijven

Fatima el Amrani
Office manager · Voorbeeld Groep
Aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag
T 076 123 45 67 · voorbeeldgroep.nl

Met Bedrijfshandtekening vullen medewerkers hun werkdagen zelf in, en kan iemand die voor twee bedrijven werkt per bedrijf een eigen handtekening kiezen.

Is een KvK-nummer in je handtekening verplicht?

Volgens de Handelsregisterwet moeten ondernemingen hun KvK-nummer vermelden op hun correspondentie, en dat geldt ook voor e-mail. Voor een BV of NV komen daar volgens dezelfde regels de volledige naam en de statutaire vestigingsplaats bij. Door het KvK-nummer in het centrale sjabloon te zetten, staat het automatisch onder elke mail. Twijfel je wat voor jouw onderneming geldt, kijk dan op de site van de KvK.

Wat je beter weglaat

Laat lange citaten, meerdere grote logo's en een handtekening die helemaal uit één afbeelding bestaat weg. Een disclaimer van tien regels leest niemand; houd hem kort (zie disclaimer onder je e-mail).

Vragen

Veelgestelde vragen

Hoe lang mag een e-mailhandtekening zijn?

Vier tot zes regels tekst is een goede richtlijn, plus eventueel een logo en een banner. Voor antwoorden kun je een kortere versie gebruiken.

Moet mijn KvK-nummer in mijn handtekening?

Ondernemingen moeten hun KvK-nummer op hun correspondentie vermelden, ook in e-mail. Een handtekening is daar de makkelijkste plek voor.

Zet ik mijn mobiele nummer erin?

Alleen als je op dat nummer gebeld wilt worden. In Bedrijfshandtekening kun je per veld instellen dat een regel verdwijnt als hij leeg is.

Kan iedereen in het team dezelfde opmaak krijgen?

Ja, dat is precies waarvoor Bedrijfshandtekening is gemaakt: één sjabloon, ieders eigen gegevens.